מסמך צרכים לקבלת הצעת מחיר לאתר אינטרנט

בפרק הראשון של סדרת פוסטים זו עסקתי בכל הקשור לתהליך בחירת הספקים לקראת קבלת הצעת מחיר לאתר אינטרנט. השלב הבא, חשוב לא פחות, אלא שמצריך לא מעט עבודה, והוא הכנת הבקשה להצעת המחיר. 

זה לא מספיק לגשת לספק עם מידע מאד בסיסי ולבקש ממנו הצעת מחיר לאתר אינטרנט. תהליך הכנת החומרים עבור הספק חשוב לא רק בכדי לקבל הצעת מחיר ראויה אלא בעיקר כדי לקיים תהליך בריא של הבנת הפרויקט פנימה, לפני שזה יוצא החוצה. 

הכנת הבקשה חשובה מאין כמוה ויכולה לחסוך לכם לא פחות מ-20% הפסד בפרויקט, או אפילו מעבר לכך.

אתחיל בשני סיפורי קצה שכיחים שכל ספק ולקוח אני מאמין יכול להזדהות עימם;

הגרסה החסרה

הלקוח ניגש לקבלת הצעת מחיר לאתר אינטרנט, הוא מוסר לספק מידע מאד חסר, וזה בתורו, שרוצה מאד לקבל את הפרויקט (מה לעשות, התחרות מאד גדולה) מגיש לו הצעת מחיר. הצעת המחיר תהיה חסרה מאד ולא תכלול את מה שהלקוח באמת רוצה או גרוע מכך, את מה שהלקוח עוד לא יודע שהוא רוצה.

התוצאה - כבר במהלך העבודה על הפרויקטים יצוצו משברים בסגנון ״אבל זה מה שרציתי״ או ״ברור שזה צריך להיות ככה״. בסוף הפרויקט לאחר מספר משברים תהיה אי שביעות רצון משני הצדדים מה שיכול להוביל לגמר מערכת היחסים בין הלקוח לספק. הספק יפסיד לקוח, הלקוח יאלץ להיכנס למסע נוסף של איתור ספק אחר שימשיך לטפל לו באתר.

הגרסה המלאה

הלקוח ניגש לקבלת הצעת מחיר לאתר אינטרנט, הוא מוסר מידע מאד מקיף לגבי הפרויקט, נוגע כמעט בכל המרכיבים, מגדיר תקציב גג לפרויקט ומשווה את ההצעות שקיבל מול הדרישות שלו.

התוצאה - הפרויקט יתקדם לפי הדרישות ובמידה ולא, יש ללקוח מסמך אליו הוא תמיד יכול לחזור בכדי לוודא שהכל נעשה כמו שצריך. לספק זה יהיה נהדר כי הוא יודע בדיוק מה צריך ומה לא וניהול משברים, במידה ויתקיימו, יהיו ברורים יותר ומעטים.

הגרסה השכיחה יותר

במרבית המקרים אנו נראה סיטואציה בה בתי העסק אינם משקיעים כלל במסמך בקשה להצעת מחיר, מה שיכול לנבוע ממספר סיבות: 

• חוסר ידע, נסיון והבנה בסיסית ביצירת מסמך מסוג זה.
• רצון ״לצמצם״ את היקף תקציב הפרויקט על ידי אי הצגת פרטים.
• ניהול זמן לא נכון שמונע, מסיבות שונות, להקדיש את הזמן הראוי להכנת המסמך.
• חוסר ידע בעולם הדיגיטל ובפרט אתרי אינטרנט.
• ברמת העסק עצמו - אין תוכנית עסקית, חזון, אג׳נדה וכל עניין אחר שלמעשה מהווה מחסום ביכולת להכין מסמך המתאר מה בעצם צריך להיות באתר.
• הנחה בסיסית שזה למעשה תפקידו של הספק עצמו.

היתרונות בהכנת מסמך צרכים מקדים

מעבר לתהליך הפנים ארגוני שיכול לתרום רבות לעסק, חשוב לזכור שהספק אינו מכיר את המותג והעסק לפני שהוא מקבל את הבקשה להכנת הצעת המחיר לאתר אינטרנט. ברור שתפקידו של הספק לבצע מחקר ראוי ומעמיק לפני שהוא מכין הצעת מחיר, עם זאת, התרומה שיכולה להגיע במידה וזה יגיע בצורה ישירה, פשוטה וברורה דרך בית העסק גדולה מאד. 

הנה מספר יתרונות בהכנת מסמך צרכים מקדים: 

• תיאום ציפיות מראש באשר לרצונות ולדרישות.
• הצעת המחיר תגדיר בצורה נכונה את תקציב הפרויקט.
• הפרויקט יתבצע בצורה סדירה ואמינה.
• המשך העבודה מול הספק לאחר גמר הפרויקט.

מה עלינו להכין אם כן?

מסמך מרוכז ומסודר הכולל את המרכיבים הבאים (לפי סדר עדיפות):

• מידע כללי על העסק והמותג.
• מי הם קהלי היעד אליהם אנו רוצים להגיע.
• היעדים והמטרות של האתר - באילו אופנים האתר יתמוך ויקדם את יעדי העסק והמותג.
• מי הם המתחרים של העסק והמותג - יש לדייק ולהיות כנים במידת האפשר. כך למשל, אם העסק מוכר מוצרי הלבשה אבל הוא עסק צעיר וקטן, המתחרה שלו לא יהיה מותג בין לאומי ענק.

סעיף עיצוב:

• תיאור כללי המתאר את התחושות שהאתר צריך להעביר (בטחון, אמינות, קלילות, רצינות וכדומה) ומה יהיה קו העיצוב (נקי, עשיר בתוכן, ויזואלי מאד וכדומה).
• אתרים מעוררי השראה - אתרים שאהבת ולאו דווקא בתחום הספציפי. רצוי ללוות סעיף זה בדגשים, למשל ״באתר הזה מאד אהבתי את התפריט הראשי״.
• דגשים לחוויית גלישה - דוגמאות למעברי עכבר, התנהגות כפתורים, גלריות תמונות ווידאו וכדומה, שאהבת.

סעיף תכנון

• מפרט אתר כללי - לציין נקודות כלליות כמו נגישות, כפתורי שיתוף, חיפוש והתנהגות החיפוש, שפות האתר וכדומה.
• עץ האתר - למשל
• עמוד הבית
• אודות - אודות החברה, היסטוריה, צוות החברה וכן הלאה.
• מוצרים מובילים
• הלבשה תחתונה - נשים, גברים וכן הלאה
• ביגוד חורף - נשים, גברים וכן הלאה
• וכן הלאה…

תיאור מסכים - להעמיק במידת האפשר במה כל מסך צריך לכלול. מסך מתאר מבנה של עמוד מסוג מסוים, למשל עמוד הבית, עמוד מוצר, עמוד קטגוריית מוצרים, עמוד יצירת קשר, עמוד רגיל וכן הלאה. אם אפשר להכין סקיצות כלליות מאד של עמודים אלו זה מעולה.

דרישות ייחודיות - יש לציין תיאור של דרישות שאינן רגילות וככל הנראה מיוחדות רק לך. למשל האתר צריך להתחבר למערכת ניהול פניות (וכדומה), מועדון לקוחות עם מאפיינים ייחודיים, התנהגות מיוחדת (למשל לאחר 3 שניות קופץ חלון המנסה למכור מוצר מסוג מסוים), וכדומה.

דרישות אבטחה ייחודיות.

דרישות אחסון ותחזוקה שוטפת של האתר - במידה וקיים צורך כזה מומלץ לציין אותו.

כל בקשה אחרת שלא נמצאת פה.

לסיכום,

מנסיוני, ככל שקיבלתי יותר מידע, ובצורה יותר מסודרת, לגבי דרישות הפרויקט, הצלחת הפרויקט הייתה גדולה בהרבה! 

אתר אינטרנט הינו נכס דיגיטלי משמעותי ביותר עבור העסק ויש להתייחס אליו באופן שכזה. 

Photo by Ferenc Horvath on Unsplash